外贸如何写告知客户放假

提前告知客户企业放假安排的重要性

对外贸企业来说,年底给客户发送放假通知,是一个尊重客户的标志。这对维护客户关系大有裨益。客户知道企业放假安排后,可以提前做好相关安排,也不会在节假日期间致电企业咨询业务,给企业带来不便。

选择恰当的时间发出放假通知

通常选择12月中下旬开始给客户发送放假通知。消息越早送达客户手中,客户有更多时间备案。12月上旬又距离正式放假日期相对较近,客户可能不放在心上。建议使用12月15-25日期范围内发送通知。这给客户足够时间理解企业放假安排,也不至于客户认为时间窗口过小。

通知标题给客户理解方向

标题要明确 straightforward,表明此邮件的目的是告知客户企业放假安排。比如"关于XXXX年 end of year 放假通知"。标题不能含糊,以免客户误读为其他业务通知。同时标题应包含完整的时间节点,如除夕至农历新年这段时间,而不是简单写"放假"二字。让客户了解放假的具体时间范围。

通知内容要诚恳且全面

内容首先感谢客户长期以来的支持。然后 straightforward 地说明放假的起止时间,如"从2020年1月25日至2月3日,我们的公司将连续放假8天"。内容要清晰推敲,没有歧义的空间。随后说明放假期间客户服务将暂停,但确保紧急事务可以通过邮件方式联系。内容也可以询问客户是否有紧急业务,需要提前处理。最后补充企业将于放假后恢复正常工作等信息,帮助客户全面了解整个过程。

控制邮件发送方式和时间

邮件的发送时间不宜选择工作时间前后非常紧张的时段,避免淹没在其他工作邮件中导致被忽视。周五下午前发送较佳,给客户一个周末备考的时间。邮件发送方式选择群发,既发送给所有客户联系人,又可以抄送公司相关人员,确保信息传达彻底。发送格式选择PDF附件形式,保持邮件结构整洁明了。

重申放假后恢复工作的承诺

通知最后强调放假结束后,公司将如期恢复正常的工作和服务。这可以缓解客户在放假期间可能产生的疑惧—例如担心业务问题无人处理。重申承诺有助于强化客户信心,让他们安心度过放假。同时也提醒同事们放假后要恢复工作的决心,维持企业对客户的服务。一个再三强调的落尾,能让整封邮件看起来更谨慎负责。

传达诚挚的问候语

最后一段用来传达诚挚的新年祝福。比如"我们衷心感谢您长期以来的支持与合作。祝您新年快乐,生活愉快!”。短暂的问候语能给客户一种体贴的结束,让他们读后留下欣赏企业的好感。到此一封规划周到的放假通知达成了传达信息和维护关系的双重目的。

常见问答(FQAS)

Q1:应该提前多久发送放假通知?

建议使用12月15-25日期范围内发送通知。这给客户足够时间理解企业放假安排,也不至于客户认为时间窗口过小。

Q2:通知标题应该写什么?

标题要明确 straightforward,表明此邮件的目的是告知客户企业放假安排。比如"关于XXXX年 end of year 放假通知"。标题不能含糊,以免客户误读为其他业务通知。同时标题应包含完整的时间节点,如除夕至农历新年这段时间,而不是简单写"放假"二字。让客户了解放假的具体时间范围。

Q3:通知内容应该包括哪些元素?

内容首先感谢客户长期以来的支持。然后 straightforward 地说明放假的起止时间,如"从2020年1月25日至2月3日,我们的公司将连续放假8天"。内容要清晰推敲,没有歧义的空间。随后说明放假期间客户服务将暂停,但确保紧急事务可以通过邮件方式联系。内容也可以询问客户是否有紧急业务,需要提前处理。最后补充企业将于放假后恢复正常工作等信息,帮助客户全面了解整个过程。

Q4:应该选择什么时候发送邮件?

邮件的发送时间不宜选择工作时间前后非常紧张的时段,避免淹没在其他工作邮件中导致被忽视。周五下午前发送较佳,给客户一个周末备考的时间。

Q5:通知结束应包含什么?

最后一段用来传达诚挚的新年祝福。比如"我们衷心感谢您长期以来的支持与合作。祝您新年快乐,生活愉快!”。短暂的问候语能给客户一种体贴的结束,让他们读后留下欣赏企业的好感。到此一封规划周到的放假通知达成了传达信息和维护关系的双重目的。

更新时间:2024-09-20