外贸如何告知客户放假情况

提前告知客户公司放假时间

作为外贸公司,放假时间需要事前告知客户,以免客户期待企业照常营业引起误会。通常在公司放假一个月前,可以通过邮件、微信或公众号等渠道告知客户企业的假期安排,告知时间安排以及备齐联系方式,以应对紧急情况。

清晰说明假期时企业可提供的服务

告知客户放假时,企业无法提供全面服务,但应说明可能提供的有限服务,如仅接受电子邮件咨询,或指定工作人员可能回复电话和邮件等。以免客户误以为企业完全停工,从而避免客户不满。同时也提醒客户提前安排好业务,减少假期可能带来的不便。

指定联络人处理紧急业务

外贸企业放假期间,应指定一名或几名联络人,在假期内负责处理可能出现的紧急业务,并告知客户及时联系方式,以便客户在重要时刻可以得到及时响应。这有利于维护客户体验,也能在一定程度上弥补放假期间服务不足带来的不便。

放假后补齐未完成的业务

放假结束后,重返工作岗位,要及时与客户联系,了解假期期间客户有无未完成的业务,并进行跟进完成。这有利于弥补假期期间暂时没能及时响应带来的影响,也能再次重申企业的服务承诺。同时可询问客户假期期间是否有新的需求,以便及时进行 follow-up。

通过网上沟通增强客户体验

外贸企业放假同样要保持部分在线服务,可利用企业网站、微信公众号等线上渠道,定期与客户进行沟通交流,分享行业资讯或企业动态,增进客户认同感。这在一定程度上也能弥补线下服务中断带来的不足,帮助客户过个轻松假期。

回归工作后再次感谢客户理解

假期结束并恢复全面服务后,也可以通过邮件或客户管理系统再次向客户表示感谢,感谢其在企业放假期间对企业服务暂时调整的理解。这表明企业对客户的重视,也有利于进一步增进客户信任和粘性。

常见问答(FQAS)

如何提前告知客户企业放假时间?

可以通过邮件、微信或公众号等渠道一个月前告知客户企业将在某段时间放假,告知时间安排以及备齐联系方式。

放假期间企业可以提供什么样的有限服务?

可以说明仅接受电子邮件咨询,或指定工作人员可能回复电话和邮件等有限服务。

如何指定联络人处理紧急业务?

应指定一名或几名联络人,在假期内负责处理可能出现的紧急业务,并告知客户及时联系方式。

放假后应如何跟进客户的业务?

放假结束后,及时与客户联系,了解假期期间客户有无未完成的业务,并进行跟进完成。同时可询问客户新的需求。

企业放假还可以通过什么线上渠道与客户交流?

可以利用企业网站、微信公众号等线上渠道,定期与客户进行沟通交流,分享资讯或动态。

更新时间:2024-09-21