如何向外贸客户要水单

向客户阐述理由

作为出口企业,如何向海外客户索要水单是很重要的。首先应向客户以友好和理性的态度解释你需要提供水单的原因。您可以说海关要求提供已出口产品的完整出口数据,需要用水单证明货物已顺利送达客户,或者公司需要这些数据维护客户关系管理和客户服务。这可以让客户了解要水单是为了合规与服务,不会对他们造成不便。

提供选择和灵活性

其次是给客户选择和灵活性。不要强求客户必须提供正本,可以选择提供副本或扫描件也可。同时可以表示理解客户忙的时候难提供,给一定时间限期,但也不宜太长,以免影响后续工作。在format上也可以给选择,如PDF、jpg文件均可。通过提供选择来满足客户的需求和时间安排,有利于客户提供水单。

说明后续用途

再者,告知客户提供水单的后续用途,这可以安抚客户担心资料外泄的顾虑。可以告诉客户水单仅用于下述用途:一是报关用途,二是公司内部验货与对账,三是无法提供的情况下可能与您联系核实一下细节。而不会外泄或提供给第三方。让客户明白你会妥善保管客户资料,不会造成客户不适当的影响,这有利于客户信任。

顺应客户节奏

最后一点是顺应客户工作节奏。不要一通电话或短信就追问结果,给一些时间让客户处理。同时也不要一直重复催促,给客户压力。可以间隔几天后咨询下进展,跟进客户现有工作,询问有什么可以提供帮助的,这种问询方式更容易获得客户配合。如果一直催促收效不佳,也不要强求,可以暂停联系一段时间再试,看是否机会让客户主动提供。

具体操作

具体操作上,首先通过邮件或电话联系客户先行说明理由和用途,同时设置期限,给客户一定时间处理。期限内可以通过微信或邮件进行一次友好的咨询进展,看是否需要帮助。如果期限内还未得到反馈,可以适当延长些期限,然后再进行一次咨询。如果还不成功,可以暂停一段时间再试,比如一两个月后。以上方法可以很好地体现出对客户的尊重,也更有效地获得客户配合。

小结

总之,向外贸客户要水单需要采取理解、选择、信任的态度,给客户时间和空间,不要强求,以客户为中心来进行交往。提前说明理由用途,给选择和灵活度,告知后续用途,顺应客户工作节奏,这些方法可以很好地满足客户需求和保护客户隐私,从而更容易获得客户的水单。

常见问答(FQAS)

如何向客户解释要水单的理由?

可以告诉客户需要水单是为了报关或公司对账用途,可以满足海关要求,维护客户关系。让客户明白是为服务需要,不会造成客户不便。

可以选择提供什么样格式的水单?

给客户选择提供正本或副本,也可以提供扫描件或PDF、jpg文件格式,通过给选择来迎合客户需要。

水单提供后会如何处理和使用?

告知客户水单仅用于报关、对账和必要情况下与客户确认细节,不会外泄给第三方,以安抚客户资料安全顾虑。

如果客户未能及时提供水单,该如何跟进?

给一个恰当期限,间隔适度咨询进展和是否需要帮助;如果期内仍无结果,可以延长期限或暂停 contacted,给客户空间。

如果长期未能取得水单该如何处理?

如果长期沟通无果,可以暂停 contacted一段时间,比如一两个月后再试,换个角度与客户交流。

更新时间:2024-09-21